Case Study
Effizientes Gremienmanagement: Wie eine digitale Lösung die Entscheidungsprozesse optimiert
Details
„Unsere Herausforderung bestand darin, den komplexen Prozess der Entscheidungsvorbereitung und -verfolgung in unseren Gremien zu optimieren. Bisher wurden Entscheidungsvorlagen manuell erstellt und bearbeitet, was zeitaufwendig und fehleranfällig war. Zudem fehlte eine zentrale Dokumentation der Beschlüsse, was die Nachverfolgung und Recherche erschwerte. Mit dem Gremien-Management-System haben wir einen digitalen Ansatz entwickelt, der die Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen vereinfacht, die Gremienplanung optimiert, die Dokumentation zentralisiert und die Entscheidungen in die relevanten Systeme überträgt. Dies hat zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Transparenz in unserem Entscheidungsprozess geführt und uns wettbewerbsfähiger gemacht.“
Unsere Aufgabe
Ein führendes Unternehmen in der Automobilindustrie stand vor der Herausforderung, seinen komplexen Gremienprozess und die Erstellung von Entscheidungsvorlagen zu optimieren. Das Ziel bestand darin, den gesamten Prozess effizienter zu gestalten, die Dokumentation von Entscheidungen zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gremien zu erleichtern.
Ergebnisse
Die Einführung des Gremien-Management-Systems führte zu erheblichen Verbesserungen. Die Effizienz des Gremienprozesses wurde gesteigert, die Dokumentation von Beschlüssen erfolgte zentral und transparent, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien wurde verbessert, die manuelle Nachbearbeitung von Entscheidungsvorlagen wurde reduziert, und die Gesamteffizienz und Transparenz im Gremienprozess trugen dazu bei, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die Kosten zu senken. Das System erwies sich als entscheidender Erfolgsfaktor, um den komplexen Entscheidungsprozess zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben
Die Herausforderungen im Projekt
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Komplexe Gremienstruktur: Das Unternehmen verfügte über eine hierarchische Gremienstruktur mit verschiedenen Ebenen und Zuständigkeiten, was die Abstimmung und Koordination erschwerte.
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Manuelle Nachbearbeitung: Obwohl ein System zur Erstellung von Entscheidungsvorlagen vorhanden war, mussten diese oft manuell nachbearbeitet werden, um den Anforderungen der einzelnen Gremien gerecht zu werden.
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Mangelnde Transparenz: Es fehlte an Transparenz darüber, welche Entscheidungen in den Vorgängergremien getroffen wurden, was die Planung von Folgeentscheidungen erschwerte.
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Zeitintensive Planung: Die Planung von Entscheidungen und Diskussionen in den Gremien erfolgte manuell in Excel oder Word und war zeitaufwändig.
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Dokumentationsaufwand: Die Dokumentation von Beschlüssen erfolgte in verschiedenen Formaten wie PowerPoint und Word, was die Recherche und Nachverfolgung erschwerte.
Wir fanden eine Lösung
Enterprise Committee Management: Es wurde ein umfassendes Gremien-Management-System entwickelt, das die Erstellung von Entscheidungsvorlagen aus vorhandenen Daten ermöglichte. Diese Vorlagen konnten je nach Bedarf in unterschiedlichen Gremien geplant und zur weiteren Überprüfung und Abstimmung weitergeleitet werden.
Automatisierte Datenkonsolidierung: Um die manuelle Nachbearbeitung zu minimieren, wurden automatisierte Prozesse zur Datenkonsolidierung aus verschiedenen Quellen eingeführt. Dies erleichterte die Erstellung von Entscheidungsvorlagen.
Transparente Entscheidungsverfolgung: Das System ermöglichte die transparente Verfolgung von Entscheidungen über verschiedene Gremien hinweg. Dies erleichterte die Planung von Folgeentscheidungen und die Recherche.
Digitalisierung der Gremienplanung: Die Planung von Entscheidungen und Diskussionen in den Gremien wurde digitalisiert. Agenden konnten im System geplant werden, und der Status der vorbereiteten Entscheidungsvorlagen wurde überprüfbar.
Online-Protokollierung: Während der Gremiensitzungen konnten Aufgaben und Beschlüsse online protokolliert werden, was den Dokumentationsaufwand reduzierte.
Die Ergebnisse
Die Einführung des Gremien-Management-Systems führte zu erheblichen Verbesserungen:
- Die Effizienz des Gremienprozesses wurde gesteigert, da die Erstellung von Entscheidungsvorlagen automatisiert und die Planung digitalisiert wurde.
- Die Dokumentation von Beschlüssen erfolgte zentral und transparent, was die Recherche und Nachverfolgung von Entscheidungen erheblich erleichterte.
- Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien wurde verbessert, da Entscheidungen nahtlos zwischen ihnen weitergeleitet werden konnten.
- Die Zeit, die für die manuelle Nachbearbeitung von Entscheidungsvorlagen aufgewendet wurde, wurde erheblich reduziert.
- Die Gesamteffizienz und Transparenz im Gremienprozess trugen dazu bei, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die Kosten zu senken.
Das Gremien-Management-System erwies sich als entscheidender Erfolgsfaktor, um den komplexen Entscheidungsprozess zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.